Política Manejo de Información y Datos Personales de Neotik SAS.

La presente política se define de conformidad con la entrada en vigencia de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, NEOTIK teniendo en cuenta su condición de responsable del tratamiento de datos de carácter personal que le asiste, se permite presentar esta política para cumplir dicha normatividad y en especial para la atención de consultas y reclamos acerca del tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje NEOTIK. El derecho al HABEAS DATA es aquel que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada y le garantiza a todos los ciudadanos decidir sobre su información personal.

La presente se irá ajustando a los cambios o actualizaciones de la Ley Habeas Data.

Objetivo

Con la implementación de ésta política, se pretende garantizar la reserva de la información y la seguridad sobre el tratamiento que se le dará a la misma a todos los clientes, proveedores, empleados y terceros de quienes NEOTIK ha obtenido legalmente información y datos personales conforme a los lineamientos establecidos por la ley regulatoria del derecho al Habeas Data.

Términos

  1. Autorización: consentimiento que de manera previa, expresa e informada emite el titular de algún dato personal para que la compañía lleve a cabo el tratamiento de sus datos personales.
  2. Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento por parte de la compañía.
  3. Base de datos: conjunto de datos personales.
  4. Dato personal: información que está vinculada a una persona. Es cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse con una persona natural o jurídica. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados.
  5. Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales dentro de las cuales se puede incluir su recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  6. Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza algún tratamiento sobre datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
  7. Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
  8. Dato público: Es aquel dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva y los relativos al estado civil de las personas.
  9. Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial.
  10. Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
  11. Dato sensible: aquellos relacionados con el origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de la salud. Esta información podrá no ser otorgada por el Titular de estos datos.
  12. Aviso de privacidad: documento físico, electrónico generado por el Responsable del tratamiento que es puesto a disposición del titular con la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Derechos del títular

Todo proceso que conlleve el tratamiento de datos personales tanto de clientes, proveedores, empleados y en general cualquier tercero con el cual NEOTIK sostenga relaciones comerciales y laborales deberá tener en cuenta e informarle de manera expresa y previa, los derechos que le corresponden a ese titular de los datos, los cuáles se enuncian a continuación:

  1. Derecho a conocer, actualizar, rectificar, consultar sus datos personales en cualquier momento frente a NEOTIK respecto a los datos que considere parciales, inexactos, incompletos, fraccionados y aquellos que induzcan a error.
  2. Derecho a solicitar en cualquier momento una prueba de la autorización otorgada a NEOTIK
  3. Derecho a ser informado por NEOTIK previa solicitud del titular de los datos, respecto del uso que le ha dado a los mismos.
  4. Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las quejas que considere pertinentes para hacer valer su derecho al Habeas Data frente a la compañía.
  5. Derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión de algún dato cuando considere que NEOTIK no ha respetado sus derechos y garantías constitucionales.
  6. Derecho a acceder en forma gratuita a los datos personales que voluntariamente decida compartir con NEOTIK, para lo cual la compañía en ayuda de la Gerencia de Informática y Tecnología, se encarga de conservar y archivar de forma segura y confiable los formatos de autorización de cada uno de los titulares de datos personales debidamente otorgadas.

Deberes de NEOTIK

Los datos personales son propiedad de los titulares de los mismos y que únicamente tales personas podrán decidir sobre éstos.

  1. La compañía deberá buscar el medio a través del cual obtener la autorización expresa por parte del titular de los datos para realizar cualquier tipo de tratamiento.
  2. La compañía deberá informar de manera clara y expresa a sus clientes, empleados, proveedores y terceros en general de quienes obtenga bases de datos el tratamiento al cual serán sometidos los mismos y la finalidad de dicho tratamiento. Para ello, la compañía deberá diseñar la estrategia a través de la cual para cada evento, mecánica o solicitud de datos que se realice, informará a los mismos el respectivo tratamiento de que se trate. Algunos de estos medios puede ser el envío de mensajes de texto, diligenciamiento de formatos físicos, a través de los sitios web de NEOTIK entre otros.
  3. La compañía debe informar a los titulares de los datos para cada caso, el carácter facultativo de responder y otorgar la respectiva información solicitada.
  4. En todos los casos en los que se recopilen datos, se deberá informar los derechos que le asisten a todos los titulares respecto a sus datos.
  5. La compañía debe informar la identificación, dirección física o electrónica y teléfono de la persona o área que tendrá la calidad de responsable del tratamiento, dentro de los cuales se podrá tener la página web de NEOTIK, la Línea de Servicio al Cliente y la oficina de NEOTIK.
  6. La compañía, deberá garantizar en todo tiempo al titular de la información, el pleno y efectivo ejercicio del derecho al hábeas data y de petición, es decir, la posibilidad de conocer la información que sobre él exista o repose en el banco de datos, solicitar la actualización o corrección de datos y tramitar consultas, todo lo cual se realizará por conducto de los mecanismos de consultas o reclamos previstos en la presente política.
  7. La compañía deberá conservar con las debidas seguridades los registros de datos personales almacenados para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento y realizar periódica y oportunamente la actualización y rectificación de los datos, cada vez que los titulares de los mismos le reporten novedades o solicitudes.

Finalidades en el tratamiento de Datos Personales

NEOTIK en el desarrollo de su objeto social y sus relaciones con terceros, entiéndase por esto, los clientes, empleados, proveedores, acreedores, aliados estratégicos, filiales, subordinadas entre otros; recopila constantemente datos para llevar a cabo diversas finalidades y usos dentro de los cuales se pueden enmarcar:

  • Fines administrativos, comerciales, promocionales, informativos, de mercadeo y ventas.
  • Ofrecer todo tipo de servicios comerciales; así como realizar campañas de promoción, marketing, publicidad.
  • Búsqueda de un conocimiento más cercano con todos sus clientes, proveedores, empleados y terceros vinculados.

En relación con lo anterior, NEOTIK podrá ejecutar las siguientes acciones:

  1. Obtener, almacenar, compilar, intercambiar, actualizar, recolectar, procesar, reproducir y/o disponer de los datos o información parcial o total de aquellos titulares que le otorguen la debida autorización en los términos exigidos por la ley y en los formatos que para cada caso estime convenientes.
  2. Clasificar, ordenar, separar la información suministrada por el titular de los datos.
  3. Efectuar investigaciones, comparar, verificar y validar los datos que obtenga en debida forma con centrales de riesgo crediticio con las cuales se tengan relaciones comerciales.
  4. Extender la información que obtenga en los términos de la ley de habeas data, a las empresas con las que contrata los servicios de captura, almacenamiento y manejo de sus bases de datos previas las debidas autorizaciones que en ese sentido obtenga.
  5. Transferir los datos o información parcial o total a sus filiales, comercios, empresas y/o entidades afiliadas y aliados estratégicos.

La Autorización

La autorización es una declaración que informa al titular de los datos la siguiente información:

  • Quien es el responsable o encargado de recopilar la información.
  • Datos recopilados.
  • Finalidades del tratamiento
  • Procedimiento para el ejercicio de los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de datos.
  • Información sobre recolección de datos sensibles.

Forma de proceder respecto a las Consultas y Solicitudes hechas por los titulares de los Datos

Todo titular de datos personales tiene derecho a realizar consultas y elevar solicitudes a la compañía respecto al manejo y tratamiento dado a su información y puede realizarlo a través del formulario de la página de contacto de la página web Neotik.co/contacto.

Responsable del Tratamiento

NEOTIK Tiene la calidad de responsable del tratamiento, a través de la presente política se permite informar sus datos de identificación:

  • Razón social: NEOTIK
    NIT: 900.627.610-1
    Domicilio principal: Calle 5 # 56 – 03, Campo Amor, Antioquia. Colombia.
    Persona o dependencia responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos: el área encargada de recibir y canalizar todas las solicitudes e inquietudes es Marketing, recibido en marketing@neotik.co
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